Zgłośnadużycie

Niniejszy dokument, zwany dalej Systemem zgłaszania nieprawidłowości, dotyczy zasad postępowania w przypadku Podejrzenia Nadużycia wewnątrz Bankiva B.V., Plukon Food Group B.V oraz spółek zależnych, zwanych dalej „Organizacją”

Cel Systemu zgłaszania nieprawidłowości

Głównym celem Systemu zgłaszania nieprawidłowości jest ochrona osób zgłaszających i informowaniekierownictwa przedsiębiorstwa o nadużyciach w Organizacji. Najlepiej, gdyby kierownictwo organizacji jako pierwsze dowiadywało się o nadużyciach. W ten sposób Sygnaliści i inne osoby powinny mieć możliwość odpowiedzialnego zgłaszania nieprawidłowości bez ponoszenia konsekwencji związanych z zajmowanym stanowiskiem. Ponadto System zgłaszania nieprawidłowości daje Organizacji możliwość podjęcia w odpowiednim czasie działań mających na celu zmmniejszenie ryzykawystąpienia jakichkolwiek nadużyć.

Przykłady nadużyć

Pod pojęciem nadużycia rozwumie się na przykład:: (podejrzenie naruszenia) naruszenie przepisów ustawowych i wykonawczych (np. oszustwo, defraudacja, korupcja) lub spowodowanie sytuacji, która stwarza(może stwarzać) zagrażenie dla pracowników lub osóbtrzecich (np. naruszenie zasad bezpieczeństwa). Szkodliwe naruszenie musi przewyższać osobisty interes sygnalisty/Zgłaszającego, na przykład, gdy mowa jest o pewnym stopniu powagi lub zakresie lub o strukturalnym charakterze.

Zgłaszane nadużycia mogą dotyczyć na przykład::

• nielegalnego usuwania odpadów;
• celowego zanieczyszczenia lub podrabiania produktów (oszustwa żywnościowe);

podejrzenia, że współpracownicy zawierają porozumienia cenowe z konkurencją. Nadużycia, których nie należy zgłaszać w oparciu o System zgłaszania nieprawidłowości, to skargi osobiste (np. dotyczące miejsca pracy, kontaktów ze współpracownikami lub przełożonym). Skargi te można zgłaszać zgodnie z procedurą określoną w Regulaminie zgłaszania skarg (numer regulaminu: 009-0).

Regulamin

Artykuł 1. Definicje
1.1. W Regulaminie Zgłaszania Nieprawidłowości poniższe pojęcia definiowane są w następujący sposób:
a. Pracownik: osoba, która wykonuje lub wykonywała pracę na podstawie umowy o pracę na podstawie przepisów prawa cywilnego lub osoba, która wykonuje lub wykonywała pracę na podstawie innej niż stosunek pracy;
b. Organizacja: Bankiva B.V., Plukon Food Group B.V. i ich spółki zależne;
c. PodejrzenieNadużycia: podejrzenie Zgłaszającego, że w Organizacji, w której pracuje lub pracował, lub w innej organizacji, jeśli zetknął się z tą organizacją poprzez swoją pracę, doszło dopodejrzenia Nadużycia , o ile podejrzenie to jest oparte na uzasadnionych podstawach, wynikających z wiedzy, którą Zgłaszający uzyskał w Organizacjilub z wiedzy, którą Zgłaszający uzyskał poprzez swoją pracę w innej firmie lub innej organizacji;

d. Nadużycie: działanie lub zaniechanie, w wyniku którego zagrożony jest interes publiczny poprzeznaruszenie lub niebezpieczeństwo naruszenia przepisów ustawowych lub wykonawczych lub wewnętrznych zasad Organizacji, lub
zagrożenie dla zdrowia publicznego, bezpieczeństwa osób, szkody dla środowiska lub prawidłowego funkcjonowania służby publicznej lub przedsiębiorstwa w wyniku niewłaściwego sposobu działania lub zaniechania.

Interes publiczny jest zagrożony w każdym przypadku, gdy działanie lub zaniechanie nie wpływa jedynie na interesy osobiste i ma charakter wzorcowy lub strukturalny albo działanie lub zaniechanie jest poważne lub rozległe.

e. Zewnętrzna Osoba Kontaktowa: osoba wyznaczona przez Organizację do działania jako osoba trzecia z zewnątrz i wyznaczona donadzorowania  procesu dokonywania zgłoszeń przezZgłaszającegoi/lub udzielania Zgłaszającemu porad z zachowaniem pełnej poufności;
f. Przełożony: bezpośredni przełożony Osoby Zgłaszającej;
g. Zgłoszenie: ustne lub pisemne przekazanie informacji o Podejrzeniu Nadużycia na podstawie Systemu zgłaszania nieprawidłowości;
h. Zgłaszający: osoba, która zgłosiła lub ujawniła Podejrzenie Nadużycia w kontekście swoich działań związanych z pracą w ramach Systemuzgłaszania nieprawidłowości oraz w zakresie, w jakim w świetle okoliczności i informacji dostępnych dla Zgłaszającego w momencie zgłoszenia, Zgłaszający miał uzasadnione podstawy, aby sądzić, że zgłoszone przez niego kwestie są prawdziwe. Mogą to być pracownicy, osoby ubiegające się o pracę, osoby oddelegowane, urzędnicy służby cywilnej, osoby prowadzące działalność na własny rachunek, udziałowcy, osoby należące do organu administracyjnego, zarządzającego lub nadzorczego Organizacji, wolontariusze, płatni lub bezpłatni stażyści lub inne osoby pracujące dla podwykonawców lub dostawców. Osoby wcześniej aktywne w którejkolwiek z tych ról również mogą być Zgłaszającymi;
i. Najwyższy Przełożony Organizacji: CEO Plukon Food Group;
j. Najwyższy Przełożony Zakładu: osoba odpowiedzialna za bieżące zarządzaniezakładem, w którym zatrudniony jest Zgłaszający, jeśli jest pracownikiem (kierownik zakładu); jeśli w danym oddziale kierownik zakładu nie jest faktycznym kierownikiem pracownika biurowego dokonującego zgłoszenia, w takim przypadku dyrektor zarządzający Holandii jest Najwyższym KierownikiemZakładu.
k. Wewnętrzny Organ Nadzorczy: organ, który wewnątrz Organizacjiprowadzi nadzór nadNajwyższymPrzełożonym, będącą Radą Nadzorczą z PrzewodniczącymKomitetu Audytu, jako organemkontaktowym;
l.Najwyższy Odpowiedzialny Organ: Wewnętrzny Organ Nadzorczy lub, jeśli Organizacja nie posiada Wewnętrznego Organu Nadzorczego, Najwyższy PrzełożonyOddziału;
m. Wewnętrzna Osoba Kontaktowa: Dyrektor ds. Prawnych, który jest Wewnętrzną Osobą Kontaktową dla celów niniejszego Systemu Zgłaszania Nieprawidłowości, w celu przeciwdziałania dyskryminacji. W wyjątkowych przypadkach – na wniosek Zgłaszającego lub z innego powodu – inna osoba może zostać wyznaczona jako Wewnętrzna Osoba Kontaktowa przez Najwyższego Przełożonego Organizacji w porozumieniu ze Zgłaszającym.
n. Kontrolerzy: osoby, którym Najwyższy Przełożony Organizacjipowierzył dochodzenie w sprawie Nadużyciawtym kontekście należy również odnieść się do art. 11 ust. 4;
o. Doradca Poufny: osoba wyznaczona do pełnienia takiej funkcji w Organizacji;
p. Organ Zewnętrzny:

i) organ odpowiedzialny za wykrywanie przestępstw,

ii) organ odpowiedzialny za nadzór nad przestrzeganiem przepisów na mocy lub zgodnie z jakimkolwiek przepisem ustawowym,

iii) inny właściwy organ, któremu można zgłosićPodjrzenie Nadużycia;;
q. Zewnętrzna Strona Trzecia: Dowolna organizacja lub przedstawiciel organizacji, który w uzasadnionej opinii Zgłaszającego może być uznany za zdolnego, bezpośrednio lub pośrednio, do rozwiązania lub rozwiązania Podejrzenia Nadużycia;
1.2. Ze względu na czytelność, System Zgłaszania Nieprawidłowości posługuje się formą w rodzaju męskim. Nie oznacza to jednak pokrzywdzenia innych płci.

Artykuł 2. Zgłoszenie wewnętrzna przez Zgłaszającego
2.1 Zgłaszający z Organizacji podejrzewający Nadużyciew Organizacji może je zgłosić – –do:  – swojego Przełożonego, lub
–Najwyższego Przełożonego Zakładu, lub;
–Najwyższego PrzełożonegoOrganziacji, lub;

– Wewnętrznego Organu Nadzorczego, lub;

–
Zewnętrznej Osoby Kontaktowej, lub;
– Doradcy Poufnego.

Zob. również „ Schemat Systemu zgłaszania nierpwadidłowości” (Załącznik 1) oraz „Przegląd funkcji i dane kontaktowe” (Załącznik 2).
2.2 Zgłaszający może dokonać zgłoszenia w następujący sposób – pisemnie, – ustnie za pośrednictwem telefonu lub innego systemu komunikacji głosowej,
– w drodze rozmowy na miejscu, w rozsądnym terminie po tym, jak Zgłaszający o to poprosi;

2.3 Zgłaszający otrzyma pisemne potwierdzenie złożenia Zgłoszenia tak szybko, jak to możliwe, ale nie później niż w terminie siedmiu dni odzłożenia Zgłoszenia..

Artykuł 3 Informacje, porady i wsparcie dla Zgłaszającego
3.1 Zgłaszający może zwrócić się do Wewnętrznej lub Zewnętrznej Osoby Kontaktowej o udzielenie informacji, porady i wsparcia w związku zPodejrzeniem Nadużycia;.
3.2 W celu uzyskania informacji, porady i wsparcia, Zgłaszający może również skonsultować się w sposób poufny z własnym doradcą, który jest zobowiązany do zachowania poufności ze względu na zajmowane stanowisko.

Artykuł 4 Ochrona Zgłaszającego przed dyskryminacją
4.1 Organizacja nie będzie dyskryminować Zgłaszającego w związku ze zgłoszeniem w dobrej wierze i we właściwy sposób Podejrzenia Nadużycia.
4.2 Pod pojęciem dyskryminacji, o której mowa w ustępie 1, rozumie się co najmniej podjęcie dyskryminujących środków takich, jak:
a. zwolnienie,zawieszenie lub podobne środki, inne niż na własny wniosek;
b. nałożenie grzywny lub innej kary finansowej;
c. degradacja, wstrzymanie szkolenia lub wstrzymanie awansu;
d. przeniesienie obowiązków, obniżenie wynagrodzenia, zmiana godzin pracy;
e. wystawienie negatywnej oceny lub referencji;

f. podjęcie działań dyscyplinarnych, w tym udzielenie ostrzeżenia lub nagany;

g. zmiana lokalizacji miejsca pracy, przeniesienie Zgłaszającego, inne niż na jego własną prośbę;

h. dyskryminacja, niekorzystne lub nierówne traktowanie;

i. przymus, zastraszanie, nękanie lub wykluczenie;

j. zniesławienie lub pomówienie lub wyrządzenie szkody reputacji w inny sposób;

k. przedterminowe rozwiązanie umowy o dostawę towarów lub usług;

l. cofnięcie licencji lub zezwolenia; oraz;

m. tymczasowe lub przedterminowe rozwiązanie lub nieprzedłużenie umowy o pracę tymczasową lub brak przekształcenia w umowę o pracę na czas nieokreślony.

Dyskryminacja jest również definiowana jako groźba i próba podjęcia środków dyskryminujących, o .

4.3 Dyskryminacja, , o której mowa w ustępie 1, ma również miejsce, jeśli istnieje uzasadniona podstawa do pociągnięcia Zgłaszającegodo odpowiedzialności za jego wyniki lub do podjęcia wobec niego szkodliwych środków, o których mowa w ustępie 2, ale środki podjęte przez Organizację nie są w rozsądnej proporcji do tej podstawy.
4.4. Jeżeli Organizacja podejmie wobec Zgłaszającego w przewidywalnym czasie po dokonaniu Zgłoszenia działania mające na celu wyrządzenie szkody, o których mowa w ustępie 2, zakłada się, że działania te są konsekwencją Zgłoszenia, chyba że Organizacja uzasadni, dlaczego uważa te działania za konieczne i że działania te nie są związane z działaniem w dobrej wierze i prawidłowym zgłoszeniem Podejrzenia Nadużycia.
4.5. Organizacja zapewni, że Przełożeni i współpracownicy Zgłaszającego powstrzymają się od wszelkich form dyskryminacji w związku ze zgłoszeniem Podejrzenia Nazdużycia. w dobrej wierze i w sposób należyty Podejrzenia Nadużycia, co mogłoby utrudnić zawodowe lub osobiste funkcjonowanie Zgłaszającego. Obejmuje to co najmniej:
a. zastraszanie, ignorowanie i wykluczanie Zgłaszającego;
b. formułowanie bezpodstawnych lub nieproporcjonalnych zarzutów dotyczących wyników pracy Zgłaszającego;
c. faktyczne nakładanie na Zgłaszającego lub współpracowników Zgłaszającego zakazu egzaminowania, wypowiadania się, miejsca pracy i/lub kontaktu, w jakikolwiek sposób sformułowanego;
d. zastraszanie Zgłaszającego poprzez grożenie mu określonymi środkami lub zachowaniem, jeśli dokona on Zgłoszenia.
4.6. Organizacja zwróci się do Pracowników i innych osób, którzy dopuszczą się dyskryminacji wobec Zgłaszającegoi może udzielić im ostrzeżenia lub podjąć wobec nich środki dyscyplinarne lub inne sankcje.

Artykuł 5 Przeciwdziałanie dyskryminacjiZgłaszającego
5.1. Wyznaczona Wewnętrzna Osoba Kontaktowa niezwłocznie omawia, wraz ze Zgłaszającym, jakie jest ryzykodyskryminacji , w jaki sposób można takie ryzyko zmniejszyć oraz co może zrobić Zgłaszający, jeśli uważa, żedoszło do dyskryminacji. . Wewnętrzna Osoba Kontaktowa zadba o sporządzenie pisemnego sprawozdania z tego, które następnie przedłoży do zatwierdzenia i podpisu Zgłaszającemu. Zgłaszający otrzyma jego kopię.
5.2. Jeżeli Zgłaszający uważa, że doszło do dyskryminacji, może niezwłocznie omówić tę kwestię z Wewnętrzną Osobą Kontaktową. Wewnętrzna Osoba Kontaktowa i Zgłaszający omówią również, jakie środki można podjąć w celu przeciwdziałaniadyskryminacji. Wewnętrzna Osoba Kontaktowa zadba o sporządzenie pisemnego sprawozdania z tego, które następnie przedłoży do zatwierdzenia i podpisania Zgłaszającemu. Wewnętrzna Osoba Kontaktowa niezwłocznie prześle sprawozdanie do Najwyższego Przełożonego Zakładu. Zgłaszający otrzyma jego kopię.
5.3. Najwyższy Przełożony Zakładu  lub Najwyższy Przełożony Organizacji, zapewni, aby podjęte zostały środki niezbędne do przeciwdziałania dyskryminacji.

Artykuł 6 Ochrona innych zaangażowanych osób przed dyskryminacją6.1. Organizacja nie będzie dyskryminować Przełożonego ani Doradcy Poufnegow związku z wykonywaniem obowiązków opisanych w Systemiezgłaszania nieprawidłowości.
6.2. Organizacja nie będzie dyskryminować Wewnętrznej i Zewnętrznej Osoby Kontaktowej z powodu wykonywania obowiązków opisanych w Systemie Zgłaszania Nieprawidłowości.
6.3. Organizacja nie będzie działać na niekorzyść członków rodziny, współpracowników lub doradców Osoby Zgłaszającej oraz podmiotów prawnych będących własnością Osoby Zgłaszającej z powodu dokonania Zgłoszenia w ramach Procedury Zgłaszania Nieprawidłowości.
6.4. Organizacja nie będzie dyskryminować Kontrolerów z powodu wykonywania obowiązków opisanych w SystemieZgłaszania Nieprawidłowości.
6.5. Organizacja nie będzie dyskryminowaćZgłaszającego, który zostanie przesłuchanyprzez Kontrolerów e w związku ze złożeniem oświadczenia w dobrej wierze.
6.6. Organizacja nie będzie dyskryminować Zgłaszającego w związku z udostępnianiemprzez niego Kontroleromdokumentów, które w jego uzasadnionej opinii są istotne dla dochodzenia
6.7. Artykuł 5 ust. 2-6 stosuje się odpowiednio do dyskryminacji osób, o których mowa w ust. 1-6.

Artykuł 7 Poufne traktowanie Zgłoszenia i tożsamość Zgłaszającego
7.1. Organizacja zapewni, że informacje dotyczące Zgłoszenia będą przechowywane w taki sposób, aby były fizycznie i cyfrowo dostępne wyłącznie dla osób zaangażowanych w obsługę tego Zgłoszenia.
7.2. Wszystkie osoby zaangażowane w obsługę Zgłoszenia nie ujawnią tożsamości Zgłaszającego bez jego wyraźnej pisemnej zgody i będą traktować informacje dotyczące Zgłoszenia jako poufne.
7.3. Jeśli Zgłoszenie dotyczące Podejrzenia Nadużycia zostało zgłoszone za pośrednictwem Zewnętrznej Osoby Kontaktowej, a Zgłaszający nie wyraził zgody na ujawnienie swojej tożsamości, wszelka korespondencja kierowana do Zgłaszającego w sprawie Zgłoszenia będzie przesyłana do Zewnętrznej Osoby Kontaktowej, a Zewnętrzna Osoba Kontaktowa niezwłocznie przekaże ją Zgłaszającemu.

7.4. Nawet w przypadkach innych niż wymienione w punkcie 7.3, w których osoba zgłaszająca chce pozostać anonimowa, anonimowość Zgłaszającegobędzie chroniona, a Organizacja zapewni staranne działania następcze w związku ze zgłoszeniem, w miarę możliwości w ramach niniejszego Regulaminu zgłaszania nieprawidłowości.

Artykuł 8 Sporządzenie, przesłanie i potwierdzanie odbioru Zgłoszenia
8.1. Jeśli Zgłoszenie zostało złożone w formie pisemnej, Zgłaszający, Wewnętrzna Osoba Kontaktowa i Najwyższy Przełożony Organizacjiotrzymają jego potwierdzenie i odpis od osoby przyjmującej Zgłoszenie.
8.2. Jeśli Pracownik złoży Zgłoszenie ustnie lub dostarczy pisemne Zgłoszenie z ustnym wyjaśnieniem, osoba, której Zgłoszenie zostało złożone, w porozumieniu ze Zgłaszającym , sporządzi pisemny protokół z tego faktu i przedłoży go Zgłaszającemudo zatwierdzenia i podpisania. Zgłaszający , Wewnętrzna Osoba Kontaktowa i Najwyższy Przełożony Organizacji otrzymają odpis tego dokumentu od osoby, której Zgłoszenie zostało przekazane.
8.3. Jeżeli Zgłaszający lub osoba, której przekazano Zgłoszenie, ma uzasadnione podejrzenie, że Wewnętrzna Osoba Kontaktowajest zamieszana w Podejrzenie Nadużycia, osoba, której przekazano Zgłoszenie – w porozumieniu zeZgłaszającym – w drodze odstępstwa od artykułu 8.1 i 8.2 nie prześle Wewnętrznej Osobie Kontaktowej potwierdzenia i odpisu Zgłoszenia.
8.4. Jeżeli Zgłaszający lub osoba, której przekazano Zgłoszenie, ma uzasadnione podejrzenie, że Najwyższy Przełożony Organizacji jest zamieszany w Podejrzane Nadużycia, osoba, której przekazano Zgłoszenie, niezwłocznie przekaże Zgłoszenie do Wewnętrznego Organu Nadzorczego w Organizacji. W takim przypadku w Systemie zgłaszania nieprawidłowości pod pojęciem Najwyższy Przełożony Organizacji  należy rozumieć Wewnętrzny Organ Nadzorczy.
8.5. Po otrzymaniu Zgłoszenia, Najwyższy Przełożony Organizacji umożliwi Zgłaszającemu wyrażenie opinii, czy w tym przypadku doszło do sytuacji wyjątkowej, w wyniku czego , Dyrektor ds. Prawnych będzie musiał zostać zastąpiony przez inną osobą jak Wewnętrzna Osoba Kontaktowa.
8.6. Najwyższy Przełożony Organizcji niezwłocznie prześle zarówno Zgłaszającemu, jak i Wewnętrznej Osobie Kontaktowej potwierdzenie otrzymania Zgłoszenia. Potwierdzenie odbioru będzie zawierać co najmniej rzeczowy opis Zgłoszenia, datę jego otrzymania oraz kopię Zgłoszenia.

Artykuł 9. Ochrona danych osobowych
Zarówno Wewnętrzna, jak i Zewnętrzna Osoba Kontaktowa, Najwyższy Przełożony Organizacji, Przełożony, Najwyższy Przełożony Zakładu,, Doradca Poufny, Kontrolerzy oraz Wewnętrzny Organ Nadzorczy muszą zapewnić ochronę danych osobowych przetwarzanych w kontekście Zgłoszenia i dochodzenia:

• adekwatne, istotne i niewymagające nadmiernych nakładów na rozpatrzenie Zgłoszenia;
• powinny być ograniczone do wskazania faktów i zasadniczo nie powinny zawierać ocen wartościujących; subiektywne oceny powinny być zatem z zasady wykluczone;
• które stanowią nieudowodnione fakty,wyraźnie jako takie zostały określone;
• nie będą przechowywane dłużej niż jest to konieczne do rozpatrzenia zgłoszenia, w tym do przeprowadzenia postępowania sądowego lub dyscyplinarnego przeciwko oskarżonemu (uzasadnione Zgłoszenie ) lub przeciwko Zgłaszającemu w przypadku fałszywych zgłoszeń lub zniesławiających zarzutów; oraz
• są przetwarzane wyłącznie zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (UE) 2016/679 i ustawą wdrożeniową AVG.

Jeśli Zgłaszający jest Pracownikiem Organizacji, jego dane osobowe będą przetwarzane zgodnie z oświadczeniem o ochronie prywatności dla pracowników obowiązującym w momencie Zgłoszenia. Jeśli Zgłaszający nie jest pracownikiem Organizacji, jego dane osobowe będą przetwarzane zgodnie z oświadczeniem o ochronie prywatności osób trzecich obowiązującym w momencie Zgłoszenia.

Artykuł 10. Rozpatrywanie Zgłoszenia przez Organizację
10.1. Najwyższy Przełożony Organizacji przeprowadzi dochodzenie w sprawie zgłoszonego PodejrzeniaNadużycia.. Dochodzenie w sprawie zgłoszonego Podejrzenia Nadużycia zostanie wszczęte, chyba że:
a. podejrzenie nie jest oparte na uzasadnionych podstawach, lub
b.wcześniej oczywiste jest to, że Zgłoszenie  nie dotyczy Podejrzenia Nadużycia.
10.2. Jeśli Najwyższy Przełożony Organizacji podejmie decyzję o niewszczynaniu dochodzenia, poinformuje o tym na piśmie Zgłaszającego, Wewnętrzną oraz ewentualnie Zewnętrzną Osobę Kontaktową w ciągu dwóch tygodni od wewnętrznego dokonania Zgłoszenia. Wskazane zostaną również powody, dla których Przełożony uważa, że Podejrzenie nie jest oparte na uzasadnionych podstawach lub że wcześniej oczywiste jest to, że Zgłoszenie nie dotyczy PodejrzeniaNadużycia..
10.3. Najwyższy Przełożony Organizacji zlecidochodzenie niezależnym i bezstronnymKontrolerom, a w żadnym wypadku nie zleci prowadzenia dochodzenia osobom, które mogą być lub były zaangażowane wPodejrzenieNadużycia..
10.4. Najwyższy Przełożony Organizacjiniezwłocznie poinformuje na piśmie Zgłaszającego i Wewnętrzną oraz ewentaulnie Zewnętrzną Osobę Kontaktową o wszczęciu dochodzenia i o tym, przez kogo jest ono prowadzone. Najwyższy Przełożony Organizacji prześle Zgłaszającemu odpis zlecenia dochodzenia, chyba że istnieją co do tego poważne przeciwskaznaia,
10.5. Najwyższy Przełożony Organizacji poinformuje osoby, do których Zgłoszenie się odnosi , o Zgłoszeniu, o ile nie ucierpi na tym interes dochodzenia lub interes zachowania poufności.
10.6. Najwyższy Przełożony Organizacji będzie informować Wewnętrzną Osobę Kontakową o przebiegu dochodzenia

Artykuł 11. Prowadzenie dochodzenia
11.1. Kontrolerzy umożliwiają Zgłaszającemu złożenie zeznań.. Kontrolerzy sporządzają pisemny protokół i przedkładają go Zgłaszającemu do zatwierdzenia i podpisania. Zgłaszający otrzyma jego odpis.
11.2. Kontrolerzy mogą również wysłuchać zeznań innych osób Kontrolerzy zadbają o sprządzenie pisemnego sprawzdania z tego, które następnie przedłożą do zatwierdzenia i podpisania osobie składającej zeznania. Osoba składająca zeznania otrzyma odpis sprawozdania.
11.3. Kontrolerzymogą sprawdzać i żądać wszelkich dokumentów w Organizacji, które uznają za niezbędne do przeprowadzenia dochodzenia.
11.4. Zgłaszający i inne zainteresowane osoby mogą dostarczyć Kontrolerom wszelkie dokumenty, które w uzasadniony sposób uznają za konieczne do wglądu przez Kontrolerów w kontekście dochodzenia.
11.5. Kontrolerzy przygotują projekt raportu z dochodzenia i umożliwią Zgłaszającemu  wprowadzenie swoich uwag, chyba że istnieją poważne zastrzeżenia co do tego.
11.6. Następnie Kontrolerzy przyjmują raport z dochodzenia. Prześlą oni kopię raportu Zgłaszającemu i osobom, których Zgłoszenie dotyczy, chyba że zgłoszone zostaną poważne zastrzeżenia.
11.7. Jeśli dochodzenie wykaże, że Zgłoszenie było bezpodstawne, a dochodzenie wykaże również, że Zgłaszający działał w złej wierze lub nadużył SystemZgłaszania Nieprawidłowości, wszczęte może zostać postępowanie dyscyplinarne zgodnie z obowiązującym regulaminem pracy, przy czym zwolnienie (ze skutkiem natychmiastowym) nie jest wykluczone.

Artykuł 12. Stanowisko Organizacji
12.1. Najwyższy Przełożony Organizacji , do którego kierowane jest Zgłoszenie, poinformuje Zgłaszającego na piśmie w ciągu ośmiu tygodni od Zgłoszenia o merytorycznym stanowisku dotyczącym zgłoszonego PodejrzeniaNadużycia. Wskazane zostanie również, do jakich kroków doprowadziło Zgłoszenie.
12.2. Jeśli stanie się jasne, że stanowisko nie może zostać zajęte w ciągu ośmiu tygodni, Najwyższy PrzełożonyOrganizacji zajmujący się Zgłoszeniem poinformuje o tym Zgłaszającego na piśmie. Będzie to zawierać wskazanie, kiedy Zgłaszający może spodziewać się otrzymania stanowiska. Przedłużenie terminu nie może przekroczyć czterech tygodni.
12.3 Artykuły 12.1 i 12.2 będą miały odpowiednie zastosowanie do osób, których dotyczy Zgłoszenie, chyba że może to zaszkodzić interesom dochodzenia lub egzekwowania prawa.

Artykuł 13. Zasada kontradyktoryjności w odniesieniu do raportu z dochodzenia i stanowisko Organizacji
13.1. Organizacja umożliwi Zgłaszającemu ustosunkowanie się do raportu z dochodzenia i punktu widzenia Organizacji.
13.2. Jeżeli w odpowiedzi na raport z dochodzenia lub stanowisko Organizacji, Zgłaszający wskaże, w sposób uzasadniony, że Podejrzenie Nadużycia nie zostało faktycznie lub prawidłowo zbadane lub że raport z dochodzenia lub stanowisko Organizacji zawiera istotne nieścisłości, Organizacja ustosunkuje się do tego merytorycznie, a Wewnętrzny Organ Nadzorczy przedstawi swoje stanowisko i, w razie potrzeby, przeprowadzi nowe lub uzupełniające dochodzenie. Artykuły 9-13 stosuje się odpowiednio do tego nowego lub dodatkowego dochodzenia.

Artykuł 14. Wewnętrzne i zewnętrzne dochodzenie w sprawie dyskryminacji Zgłaszającego
14.1. Zgłaszający, który uważa, że w związku ze złożeniem Zgłoszenia doszło do dyskryminacji, może zwrócić się do Najwyższego Przełożonego Organizacji lub, jeśli istnieje uzasadnione podejrzenie, że Najwyższy PrzełożonyOrganziacji jest zaangażowany w PodejrzaneNadużycie, do Wewnętrznego Organu Nadzorczego o przeprowadzenie dochodzenia w sprawie sposobu, w jaki jest traktowany w organizacji.
14.2 Postanowienia art. 9-15 stosuje się odpowiednio.
14.3. Przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio do osób, o których mowa w art. 7 ust. 1-5.

Artykuł 15. Zgłoszeniezewnętrzne
15.1. Niezależnie od możliwości złożenia wewnętrznego Zgłoszenia o Podejrzeniu Nadużycia do osób wymienionych w art. 2 ust. 1, Zgłaszający ma możliwość złożenia Zgłoszeniazewnętrznego bezpośrednio do Organu Zewnętrznego.

15.2. Zgłaszający dokonuje zewnętrznego Zgłoszenia Podejrzenia Nadużycia do właściwego organu. Nie musi tego uzasadniać. Może być jednak zobowiązany do wzięcia pod uwagę ewentualnego wniosku Organizacji, która stworzyła niezbędne warunki wstępne, aby w każdym przypadku zgłosić również wykroczenie wewnętrznie. Może być również zobowiązany, w przypadku Zgłoszenia zewnętrznego, do uwzględnienia interesu Organizacji w minimalizowaniu szkód wynikających z tegoZgłoszenia .

15.3 Zgłaszający może przekazać Zgłoszeniezewnętrzne właściwemu organowi, który w uzasadnionej opinii Zgłaszającego jest najbardziej odpowiedni. Właściwy organ będzie w każdym przypadku rozumiany jako:
a. organ odpowiedzialny za wykrywanie przestępstw;
b. organ odpowiedzialny za nadzór nad przestrzeganiem przepisów na mocy lub zgodnie z jakimkolwiek przepisem ustawowym;
c. inny organ należycie upoważniony przez prawo, w którym można zgłosić Podejrzenie Nadużycia, w tym dział dochodzeniowy House of Whistleblowers, więcej informacji na ten temat można znaleźć na stronie https://www.huisvoorklokkenluiders.nl/.

15.4 Organizacja nie może ani ustnie, ani pisemnie zabronić Zgłaszającemu zgłaszania nieprawidłowości na zewnątrz.

Artykuł 16. Publikacja, raportowanie i ocena
16.1 Najwyższy Przełożony Organizacji zapewni, aby System Zgłaszania Nieprawidłowości został opublikowany na tablicach informacyjnych i został podany do wiadomości publicznej na stronie internetowejOrganziacji..
16.2. Najwyższy Przełożony Organizacji co roku sporządza raport dotyczący polityki w zakresie zgłaszania Podejrzeń Nadużyć i Podejrzeń Nieprawidłowości oraz Systemu Zgłaszania Nieprawidłowości w Holandii. Raport ten powinien w każdym przypadku zawierać:

a. informacje na temat polityki realizowanej w ubiegłym roku w zakresie zgłaszania Podejrzeń Nadużyć i Nieprwadiłowości oraz realizacji polityki która będzie realizowana w nadchodzącym roku w tym zakresie;
b. informacje na temat liczby zgłoszeń ze wskazaniem charakteru zgłoszeń, wyników dochodzeń i stanowiska Organizacji;
c. ogólne informacje dotyczące doświadczeń w przeciwdziałaniu dyskryminacji wobec zgłaszającego;

d. informacje o liczbie zgłoszeń o wszczęciedochodzenia w sprawie dyskryminacjiw związku z dokonaniem Zgłoszenia ze wskazaniem wyników dochodzeń i stanowiska Organizacji.
16.3. Najwyższy Przełożony Organizacji przesyła projekt raportu, o którym mowa w poprzednim ustępie, do Centralnej Rady Zakładowej w celu omówienia, po czym jest on omawiany na spotkaniu konsultacyjnym z Centralną Radą Zakładową
16.4 Najwyższy Przełożony Organizacji umożliwi Centralnej Radzie Zakładowej przedstawienie jej stanowiska dotyczącego polityki w zakresie zgłaszania Podejrzeń Nadużyć, realizacji Systemu zgłasznia nieprawidłowości oraz raporu. Najwyższy Przełożony Organizacji zapewni, aby stanowisko Centralnej Rady Zakładowej zostało opracowane w raporcie , a nastęnie przedłoży to opracowanie do zatwierdzenia Centralnej Radzie Zakładowej.

Artykuł 17. Wejście w życie Systemu Zgłaszania Nieprawidłowości
17.1. System zgłaszania nieprawidłowości wchodzi w życie z dniem 18 lipca 2024 r.
17.2. System zgłaszania nieprawidłowości będzie nazywany SystememZgłaszania Nieprawidłowości w Bankiva B.V., Plukon Food Group B.V. i jej spółkach zależnych lub w skrócie Regulaminem Zgłaszania Nieprawidłowości Bankiva B.V., Plukon Food Group B.V. i jej spółek zależnych.

Artykuł 18. Zmiany
Zmiany w Systemie Zgłaszania Nieprawidłowości będą wprowadzane zgodnie z artykułem 27 WOR (prawozgodyrady pracowniczej ).

Załączniki:

Dane kontaktowe Hoffmann Bedrijfsrecherche
Numer telefonu: 088-2986600 (dostępny od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00-20:00)
Online: https://hoffmann.nl/klokkenluidersregelin g-Plukon

Inne dane kontaktowe – poza Hoffmann Bedrijfsrecherche – można znaleźć na lokalnych tablicach ogłoszeń.